miércoles, 26 de junio de 2013

Turismo & Reuniones: una gran oportunidad

Una excelente oportunidad para trabajar distendidos es organizar eventos y convenciones en ciudades turísticas, lejos del día a día de la oficina. 

El Turismo de Reuniones ha crecido a lo largo de los años en todo el mundo y es uno de los segmentos que más rubros abarca para el fortalecimiento del desarrollo local. No solo convoca a las personas que asisten a la reunión sino también a quienes lo acompañan y quienes trabajarán allí. El turismo y los eventos son una fuente de ingresos y oportunidades para los rubros de hotelería, gastronomía y medios de transporte, entre otros.

Argentina desde hace unos años es sede de importantes eventos internacionales y las ciudades más elegidas por su gran infraestructura son la ciudad de Buenos Aires, Mar del Plata, Tandil, Tigre, Rosario, Bariloche, Salta, Mendoza, Córdoba, entre otros. Hay eventos internacionales que por su naturaleza se organizan anualmente en sedes diferentes, eligiendo países o ciudades para cada ocasión. Pero para hacer turismo de reuniones no solo se espera turismo internacional, sino que muchas empresas, instituciones o grupos pueden elegir realizar eventos en ciudades diferentes, realizar negocios, networking y además conocer un poco más nuestro país.

Para organizar un evento en cualquier ciudad o pueblo turístico, debemos tener en cuenta fundamentalmente las facilidades de acceso (aéreo, fluvial, terrestre), los desplazamientos de los asistentes, infraestructura hotelera , la ecuación precio/servicios, el motivo del evento de quienes lo organizan y para quienes estará dirigido el mismo. Los organizadores de eventos además tenemos que tener en cuenta diferentes opciones turísticas y generar alianzas con agencias de turismo, para que los invitados puedan elegir paquetes u opciones, en caso de querer pasar unos días más en el lugar elegido. 

Realizar eventos en diferentes puntos del país es una excelente opción para viajar, hacer negocios, reunirnos y hacer turismo...



lunes, 17 de junio de 2013

Una gran decisión: la sede del evento

Una vez que definimos el tipo de evento que vamos a desarrollar y cerrada la fecha, una de las decisiones más importantes es la elección de la sede, lugar donde realizaremos el mismo.

Hoy en día son muchas las opciones con las que contamos para organizar un evento. Hoteles, Centros de Convenciones, Salas de exposiciones, Espacios Públicos, Instituciones, Universidades, etc.  Por ello, es preciso que, previo a tomar la decisión, pensemos cuál es el motivo principal de la reunión, planificar tipo de actividades a desarrollar, definir cantidad de asistentes y comenzar a ajustar la elección según el presupuesto estimado.

Si optamos por un lugar cerrado, es preciso definir si necesitamos salón auditorio, salas paralelas, espacios para coffee break, almuerzos, salas de exposiciones o posters, sala de prensa, secretarías, espacios de permanencia y tránsito, accesibilidad a los salones, instalaciones sanitarias, seguridad, emergencias, entre otros. Los hoteles, salas y centros de convenciones son los más adecuados en estos casos, ya que cuentan con la infraestructura suficiente para el buen desarrollo de los eventos, brindando confort y seguridad.

Si optamos por un lugar público o abierto, debemos tener muy presente el sistema de seguridad, instalaciones eléctricas y sanitarias, servicios de emergencias y permisos municipales, ya que por lo general no siempre se cuenta con infraestructura adecuada. Para ello, tendremos que solicitar permisos y organizar todas las instalaciones. Otras veces, debemos pensar en la posibilidad de armar una carpa estructural que nos permita montar un salón de eventos, con todo lo necesario para el funcionamiento del mismo, incluyendo accesos de entrada y de emergencia, pisos, aire/calefacción, iluminación, ambientación, seguridad, limpieza, baños químicos, etc.

Otro tema que no debemos olvidar es la accesibilidad. Es conveniente que los asistentes al evento cuenten con opciones de hotelería próxima a la sede, para facilitar la estadía y acceso de los invitados.

Son muchos los aspectos a tener en cuenta, pero una adecuada elección de la sede y sus instalaciones, será crucial para el éxito de nuestro evento.
Montaje de una carpa

Sala para coffe break - montaje carpa

Auditorio en Hotel Intercontinental

Sala adicional para charlas paralelas, Hotel Sheraton Mar del Plata

Hall de acceso Hotel Madero


miércoles, 12 de junio de 2013

Curiosidades...de época para eventos

Ya en 1921, se diseñaban y armaban contenidos para carteles y programas para eventos en colores. En este caso, dos curiosidades: Cartel pintado para las Ferias y Fiestas de la Santa Cruz de Figueres, por Salvador Dalí y un sobre "de lujo" pintado donde se incluía el programa de mano, para la Feria de 1922...verdaderos hallazgos!!!....

Sobre donde se incluía un programa de mano. El original se encuentra en Museo Fundación Gala-Salvador Dalí.

Cartel - Programa para la Feria y Fiestas de la Santa Cruz, 1921.
El original está en colores y se encuentra en el Museo Fundación Gala- Salvador Dalí.

Que lujo contar con un artista como Dalí para diseñar un cartel o programa, 
para un evento, feria o congreso...no???? 

lunes, 10 de junio de 2013

Por qué incluimos actividades sociales en los Congresos?

Los Congresos de todo el mundo suelen tener una duración de entre 3 y 4 días según la temática y cantidad de expositores del mismo. Son jornadas largas y donde participan invitados no solo nacionales sino también internacionales, que viajan muchas horas y hasta días para acompañarnos.

Por ello, las actividades sociales son importantes ya que es el espacio pensado para que los participantes, expositores y organizadores locales se encuentren en un ámbito agradable, distendido y confortable, donde puedan presentarse, conocerse, intercambiar contactos, cerrar nuevos negocios y hasta generar alianzas de futuros trabajos.

Las actividades sociales pueden ir desde un almuerzo o brunch, hasta un cocktail de bienvenida, una cena de gala o de camaradería, un vino de honor, cena show, hasta excursiones o visitas guiadas a una empresa y/ o centros de interés vinculados al congreso en cuestión.

Estas actividades las podemos incluir o no dentro del programa científico, pero siempre deben estar visibles para los invitados/ participantes. Algunas pueden estar incluidas dentro del costo del Congreso o bien pueden tener un costo adicional para el participante o su/s acompañantes.

La organización de las actividades sociales y el presupuesto sigue los mismos pasos que cualquier organización de un evento desde la cantidad de invitados, sede, gastronomía, transportes, hasta música en vivo o funcional, elección de shows tradicionales, entrega de souvenirs, premios, etc.

Cada vez son más las actividades sociales que se contratan dentro de un congreso... y como siempre digo ningún evento debe quedar librado al azar. Con una buena planificación lograremos que los congresistas e invitados cumplan su expectativas y cierren buenos negocios o generen alianzas estratégicas!


lunes, 3 de junio de 2013

No corras hasta el último minuto...llega entero al evento!

Planificaste un congreso, seminario o reunión social durante mucho tiempo y a medida que se acerca la gran fecha, te faltan miles de cosas!

El teléfono no para de sonar, y no uno sino todas las líneas de la oficina y hasta tu celu!, trabajas a destiempo. Aparecen las miles de consultas de último momento, proveedores, clientes, asistentes, invitados especiales y tu familia que también te necesita. No desesperes!!

Una buena planificación de eventos incluye un buen manejo del timming. Desde el momento cero hasta el día   final. Primero, planificando un cronograma general del evento completo y luego ajustando los detalles momento a momento. Por último, se debe contar con un timming preciso y ordenado para el día del evento, según el programa o agenda de la reunión y teniendo en cuenta las contingencias de último minuto, para lograr optimizar los recursos y hacer un buen uso de los tiempos.

El tiempo vale oro. Lo vale para vos, tus clientes y tus proveedores. Un profesional en la organización de eventos siempre tendrá en cuenta este punto, ayudándote a optimizar el tiempo, resolver los imprevistos de último minuto y reducir al máximo los contratiempos.

Por eso, no corras hasta el último minuto...planifica con tiempo, hace un buen uso del timming y  llega entero a tu evento, con toda la energía necesaria para lograr el objetivo central del mismo, disfrutando y luciéndote.