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Tarjetas de sitio... pequeños detalles que sí importan

¿Dónde me ubico?, ¿Me siento por acá? ¿Cuál es mi mesa?... son preguntas muy comunes en eventos tanto sociales como corporativos. Para que podamos resolverlo de manera creativa hay muchas ideas que podemos utilizar para la ubicación de los invitados en estrados, mesas y reuniones.

Las tarjetas de sitio son las formas más sencillas y tradicionales que existen para que los invitados encuentren sus lugares en mesas sociales o corporativas, desayunos, almuerzos, cenas o reuniones en mesas cerradas. La creatividad y técnicas se realizarán según la formalidad del evento. Son muchas las ideas que se pueden llevar adelante para las tarjetas de sitio, pero todas deben estar escritas con el nombre del comensal o invitado, con letra clara y legible y estar ubicadas delante del plato de sitio o plato principal, o en el centro de la parte superior.

En mesas corporativas donde las personas no se conocen entre sí, se pueden utilizar las tarjetas tipo carpa, escritas en ambos lados, para que todos puedan saber los nombres de quienes comparten la mesa. En estos casos, lo ideal son tarjetas blancas lisas con el nombre del comensal, o con algún detalle corporativo color o tipografía, oscura o con relieve, sin recargarlas demasiado, respetando el lugar delante del plato.

 En eventos corporativos, que se desarrollen tipo auditorio, seminario, talleres, etc. lo que se utiliza para señalizar los espacios son personificadores, con el nombre completo del expositor y país o cargo según corresponda, de acuerdo al protocolo del evento. En los eventos corporativos o institucionales, la ubicación de los invitados al estrado o mesa principal, se realizará a través los responsables de ceremonial y protocolo y/o responsables de Relaciones Públicas organizadores del mismo, para facilitar el acceso de los expositores, autoridades o conferencistas. En estos casos el tamaño debe ser lo suficientemente grande para que el público pueda visualizarlo desde donde estén ubicados en el auditorio. Las variantes son de cartulina, madera y acrílico o bien acrílico en forma de caballete, escrito de ambos lados.

También puede resultar muy útil en casos de eventos grandes, las tarjetas de escolta, que se utilizan muchas veces en eventos sociales para ubicar la mesas donde estará ubicado el comensal, donde las mesas se disponen en números y cada invitado podrá saber donde ubicar la suya sin inconvenientes.

Los pequeños detalles son los que hacen grandes diferencias en los eventos, por eso cuando personalizamos los eventos institucionales mayor identidad corporativa tendremos...y para eventos sociales o hechos en casa también!. Cuando personalizamos detalles para los invitados, mejor anfitriones seremos!

Desayunos de trabajo, mañanas productivas

Los desayunos de trabajo se han vuelto cada vez más solicitados para las empresas e instituciones. Para reuniones de directorio, académicas, con proveedores, con clientes, con accionistas, lanzamientos de servicios, productos o presentaciones de trabajo diarias.

La organización del desayuno de trabajo se debe planificar según la cantidad de asistentes. Podemos organizar este tipo de eventos dentro de la empresa, en hoteles o salones o en espacios distendidos.

Habitualmente se organiza entre las 8 y las 10 hs. y -como me ha pasado en muchos eventos-, se estira hasta las 11 hs., por ello debemos pensar qué tipo de desayuno servir.

Si tenemos un grupo pequeño de asistentes se pueden ubicar en mesa de U abierta o cerrada, dependiendo de la utilización de pantallas para presentaciones, para que todos puedan estar cómodos y no quedar de espaldas al presentador. Los alimentos pueden ubicarse en la mesa, pero las bebidas se aconseja ubicarlas en una mesa auxiliar. En caso de tener personal para servir el café, facilitará que los invitados no se levanten varias veces.

En grupos grandes se puede optar otras opciones: mesas redondas de hasta 8 o 10 personas, con servicio a la mesa, o desayuno buffet donde los asistentes se sirven y llevan a la mesa lo que deseen. También si el evento es al aire libre, se puede organizar una mesa rectangular con servicio y mesa auxiliar para las bebidas. En estos casos aconsejo contar con personal especializado para una mejor atención.

En los eventos grandes, debemos disponer las mesas pensando en el tipo de evento. Si tendremos presentaciones lo ideal es incluir dos o más pantallas, sonido e iluminación, mesas amplias para tomar notas o llevar notebooks y tener como opciones, una tarima o escenario para que todos puedan ver y escuchar sin inconvenientes.

Café, variedades de té, leche fría y caliente, jugos de frutas naturales, yogurt, cereales, ensaladas de frutas, tostadas, panes, croissants, masas, rodajitas de jamón y queso, son los más recomendables para estas ocasiones.

Un café bien cargado por favor...