Las fiestas son excelente motivo para celebrar!

A todos mis seguidores Bloggeros, unas MUY FELICES FIESTAS!!! y que nos encuentre un próximo año lleno de proyectos, trabajo y mucha felicidad!...

Brindemos por un año mejor y por todos aquellos que están con nosotros en las buenas y en las más difíciles de la vida!

Nos vemos el año próximo!!!

Mg. María Fernanda Rodella
Event Planner

Nada mejor que organizar un Picnic en Primavera!!

No hay nada mas lindo que organizar eventos al aire libre, y mucho más en Primavera.

Por eso para festejar la llegada de la primavera, nada mejor que organizar un lindo Picnic!!

Un picnic es una comida informal que se realiza en un espacio al aire libre. Podemos organizar un picnic en familia, en cumpleaños, con amigos, y con niños. Solo necesitamos una linda ambientación, elegir un lugar adecuado con mucho verde y aire puro y todo lo necesario para pasar un buen momento y disfrutar.

Para organizar un picnic basta con tener ganas! Lo podemos realizar en un parque, una plaza, una casa con parque, un jardín, un club, etc. por lo que no precisamos de mucho presupuesto y está al alcance de todos.

Necesitamos entonces un mantel grande o lona para sentarnos y apoyar la comida, una canasta o maxibolso, comida y bebidas frías (sandwiches, tartas,empanadas, frutas) livianos y fáciles de transportar, mate o café, galletitas o tortas y ropa cómoda! Podemos llevar algo de música suave y juegos para los chicos también y pasar una hermosa tarde.

Si organizamos un picnic con niños es fundamental llevar comida que sea de su agrado y decorar el espacio con muchos colores y generar un ambiente cálido, fresco y alegre.  Si el picnic es para adultos entre las bebidas se podrá llevar vino y cerveza según la ocasión, para generar un espacio más romántico o de after office, pero siempre debemos tener en cuenta la temperatura del lugar y de las bebidas.

Este es un evento fácil, alegre y que puede organizarse en familia, así que me pareció una buena ocasión para comenzar la primavera! Feliz día!!!

Por mi parte, ya voy armando la canastita para el fin de semana...

Nota en Revista Gallaretas...de Tigre!

Con la multiplicación de empresas y agencias en la zona de Nuevo Delta, hubo un aumento en la demanda de ideas y locaciones para eventos empresariales. María Fernanda Rodella, event planner, cuenta con una experiencia de 12 años en el sector y recientemente ha instalado su oficina particular en el Barrio Santa María de Tigre.

A la hora de organizar un evento, hay una serie de elementos cruciales que hay que tomar en cuenta para asegurar su éxito. “Una vez que sabemos el número de invitados, hay que pensar en el tema del catering y después los suvenires ya que para los eventos muchas veces se piden regalos empresariales; –explicó Rodella- por eso hay que trabajar con tiempo, para que el evento se recuerde, hay que dar mínimos detalles pensando qué es lo que le sirve al cliente y qué es lo que mejor te representa.”

María Fernanda trabajó varias veces con eventos internacionales y aclaró que son los que hay que planear con más anticipación. “Muchas veces la organización tiene que proveer el tema de las visas y hablar con las embajadas para organizar ese tema”-contó Rodella. Así mismo, la idea de proporcionar packs turísticos o espacios para que los visitantes conozcan el país es cada vez más popular. “La idea es que si van a estar acá puedan tener un paquete turístico para que viajen por los países limítrofes o el nuestro, –agregó María Fernanda- en ese punto trabajamos mucho con las agencias de turismo para proveerle la mayor cantidad de servicios al invitado.”

Las empresas nuevas, predominantes en esta zona, en muchos casos no tienen sala de conferencias por lo que suelen organizar las reuniones o capacitaciones en distintos complejos. “El Hotel Intercontinental amplió mucho la gama de eventos –dijo Fernanda- también está el hotel Villa Julia y el Villa Victoria; todos esos ofrecen pequeños espacios con sala para eventos pero donde tenes que montar todo o poner una carpa.” Otra opción muy popular es realizar el evento en casas de los barrios privados. “Ahí tenes espacios grandes, donde se lleva una carpa o se ponen unos livings, y se ambienta; –expuso Rodella- podes poner alguna onda especial, te ahorras el tema del salón y los anfitriones ahí se lucen.”

http://www.fernandarodella.com.ar

http://www.gallaretas.com/2013/08/rodella-event-planner-tigre/

¿Cuándo un Congreso es Internacional?

Cuando organizamos congresos lo primero que definimos es si se trata de un congreso nacional o internacional, pero ¿a qué llamamos Congreso? y ¿Cuándo lo podemos denominar Internacional?

Un congreso es una conferencia o reunión que generalmente se realiza de manera periódica, por la cual miembros de una asociación, institución, academia, organismo o profesión, entre otros, se reúnen para debatir temáticas previamente fijadas, con un mismo interés científico, o interés común empresarial o profesional, que incluirá asistentes de alto nivel profesional, conferencistas y expositores reconocidos, debates, discusión de problemáticas, etc. y se organiza con mucho tiempo de anticipación (entre 8 meses y 1 año).

Congreso de Innovación para el Emprendimiento - Chile 2007

Para que un Congreso sea considerado Internacional, debería contar con algunos requisitos. En la última edición de la Guía de Congresos y Convenciones de Argentina de la revista Ferias y Congresos, se publicó un artículo done según la Unión Internacional de Asociaciones (UIA), considera los siguientes requisitos para que un Congreso sea Internacional:
         - Contar con un mínimo de 300 participantes.
         - El 40% de asistentes debería ser de origen extranjero.
         - Por lo menos deberían participar 5 nacionalidades
         - El congreso tendría que tener una duración mínima de 2 días (como dije en otro post, suelen ser de 2 días y medio a 3 días.)

Según Ferias y Congresos, tienen que además rotar en más de un país sede, incluidos quienes lo realizan por primera vez y consideran rotar el país en ediciones sucesivas, tener no menos de 80 participantes, el 30% de los delegados deben provenir de 4 países diferentes, incluido el anfitrión, duración mínima de 2 días, calificando como tales, además, los congresos gubernamentales y corporativos mientras cumplan con los puntos anteriores.

Con toda esta información... aprovechemos a generar sinergias y enlaces internacionales y organizar buenos Congresos Internacionales en Argentina!!

Congreso Internacional GLOBELICS 2011- Argentina

Feliz Día Amigos Bloggeros!

Un gran abrazo en este día del amigo!
Gracias por acompañarme...

Tarjetas de sitio... pequeños detalles que sí importan

¿Dónde me ubico?, ¿Me siento por acá? ¿Cuál es mi mesa?... son preguntas muy comunes en eventos tanto sociales como corporativos. Para que podamos resolverlo de manera creativa hay muchas ideas que podemos utilizar para la ubicación de los invitados en estrados, mesas y reuniones.

Las tarjetas de sitio son las formas más sencillas y tradicionales que existen para que los invitados encuentren sus lugares en mesas sociales o corporativas, desayunos, almuerzos, cenas o reuniones en mesas cerradas. La creatividad y técnicas se realizarán según la formalidad del evento. Son muchas las ideas que se pueden llevar adelante para las tarjetas de sitio, pero todas deben estar escritas con el nombre del comensal o invitado, con letra clara y legible y estar ubicadas delante del plato de sitio o plato principal, o en el centro de la parte superior.

En mesas corporativas donde las personas no se conocen entre sí, se pueden utilizar las tarjetas tipo carpa, escritas en ambos lados, para que todos puedan saber los nombres de quienes comparten la mesa. En estos casos, lo ideal son tarjetas blancas lisas con el nombre del comensal, o con algún detalle corporativo color o tipografía, oscura o con relieve, sin recargarlas demasiado, respetando el lugar delante del plato.

 En eventos corporativos, que se desarrollen tipo auditorio, seminario, talleres, etc. lo que se utiliza para señalizar los espacios son personificadores, con el nombre completo del expositor y país o cargo según corresponda, de acuerdo al protocolo del evento. En los eventos corporativos o institucionales, la ubicación de los invitados al estrado o mesa principal, se realizará a través los responsables de ceremonial y protocolo y/o responsables de Relaciones Públicas organizadores del mismo, para facilitar el acceso de los expositores, autoridades o conferencistas. En estos casos el tamaño debe ser lo suficientemente grande para que el público pueda visualizarlo desde donde estén ubicados en el auditorio. Las variantes son de cartulina, madera y acrílico o bien acrílico en forma de caballete, escrito de ambos lados.

También puede resultar muy útil en casos de eventos grandes, las tarjetas de escolta, que se utilizan muchas veces en eventos sociales para ubicar la mesas donde estará ubicado el comensal, donde las mesas se disponen en números y cada invitado podrá saber donde ubicar la suya sin inconvenientes.

Los pequeños detalles son los que hacen grandes diferencias en los eventos, por eso cuando personalizamos los eventos institucionales mayor identidad corporativa tendremos...y para eventos sociales o hechos en casa también!. Cuando personalizamos detalles para los invitados, mejor anfitriones seremos!

Desayunos de trabajo, mañanas productivas

Los desayunos de trabajo se han vuelto cada vez más solicitados para las empresas e instituciones. Para reuniones de directorio, académicas, con proveedores, con clientes, con accionistas, lanzamientos de servicios, productos o presentaciones de trabajo diarias.

La organización del desayuno de trabajo se debe planificar según la cantidad de asistentes. Podemos organizar este tipo de eventos dentro de la empresa, en hoteles o salones o en espacios distendidos.

Habitualmente se organiza entre las 8 y las 10 hs. y -como me ha pasado en muchos eventos-, se estira hasta las 11 hs., por ello debemos pensar qué tipo de desayuno servir.

Si tenemos un grupo pequeño de asistentes se pueden ubicar en mesa de U abierta o cerrada, dependiendo de la utilización de pantallas para presentaciones, para que todos puedan estar cómodos y no quedar de espaldas al presentador. Los alimentos pueden ubicarse en la mesa, pero las bebidas se aconseja ubicarlas en una mesa auxiliar. En caso de tener personal para servir el café, facilitará que los invitados no se levanten varias veces.

En grupos grandes se puede optar otras opciones: mesas redondas de hasta 8 o 10 personas, con servicio a la mesa, o desayuno buffet donde los asistentes se sirven y llevan a la mesa lo que deseen. También si el evento es al aire libre, se puede organizar una mesa rectangular con servicio y mesa auxiliar para las bebidas. En estos casos aconsejo contar con personal especializado para una mejor atención.

En los eventos grandes, debemos disponer las mesas pensando en el tipo de evento. Si tendremos presentaciones lo ideal es incluir dos o más pantallas, sonido e iluminación, mesas amplias para tomar notas o llevar notebooks y tener como opciones, una tarima o escenario para que todos puedan ver y escuchar sin inconvenientes.

Café, variedades de té, leche fría y caliente, jugos de frutas naturales, yogurt, cereales, ensaladas de frutas, tostadas, panes, croissants, masas, rodajitas de jamón y queso, son los más recomendables para estas ocasiones.

Un café bien cargado por favor...

Turismo & Reuniones: una gran oportunidad

Una excelente oportunidad para trabajar distendidos es organizar eventos y convenciones en ciudades turísticas, lejos del día a día de la oficina. 

El Turismo de Reuniones ha crecido a lo largo de los años en todo el mundo y es uno de los segmentos que más rubros abarca para el fortalecimiento del desarrollo local. No solo convoca a las personas que asisten a la reunión sino también a quienes lo acompañan y quienes trabajarán allí. El turismo y los eventos son una fuente de ingresos y oportunidades para los rubros de hotelería, gastronomía y medios de transporte, entre otros.

Argentina desde hace unos años es sede de importantes eventos internacionales y las ciudades más elegidas por su gran infraestructura son la ciudad de Buenos Aires, Mar del Plata, Tandil, Tigre, Rosario, Bariloche, Salta, Mendoza, Córdoba, entre otros. Hay eventos internacionales que por su naturaleza se organizan anualmente en sedes diferentes, eligiendo países o ciudades para cada ocasión. Pero para hacer turismo de reuniones no solo se espera turismo internacional, sino que muchas empresas, instituciones o grupos pueden elegir realizar eventos en ciudades diferentes, realizar negocios, networking y además conocer un poco más nuestro país.

Para organizar un evento en cualquier ciudad o pueblo turístico, debemos tener en cuenta fundamentalmente las facilidades de acceso (aéreo, fluvial, terrestre), los desplazamientos de los asistentes, infraestructura hotelera , la ecuación precio/servicios, el motivo del evento de quienes lo organizan y para quienes estará dirigido el mismo. Los organizadores de eventos además tenemos que tener en cuenta diferentes opciones turísticas y generar alianzas con agencias de turismo, para que los invitados puedan elegir paquetes u opciones, en caso de querer pasar unos días más en el lugar elegido. 

Realizar eventos en diferentes puntos del país es una excelente opción para viajar, hacer negocios, reunirnos y hacer turismo...

Una gran decisión: la sede del evento

Una vez que definimos el tipo de evento que vamos a desarrollar y cerrada la fecha, una de las decisiones más importantes es la elección de la sede, lugar donde realizaremos el mismo.

Hoy en día son muchas las opciones con las que contamos para organizar un evento. Hoteles, Centros de Convenciones, Salas de exposiciones, Espacios Públicos, Instituciones, Universidades, etc.  Por ello, es preciso que, previo a tomar la decisión, pensemos cuál es el motivo principal de la reunión, planificar tipo de actividades a desarrollar, definir cantidad de asistentes y comenzar a ajustar la elección según el presupuesto estimado.

Si optamos por un lugar cerrado, es preciso definir si necesitamos salón auditorio, salas paralelas, espacios para coffee break, almuerzos, salas de exposiciones o posters, sala de prensa, secretarías, espacios de permanencia y tránsito, accesibilidad a los salones, instalaciones sanitarias, seguridad, emergencias, entre otros. Los hoteles, salas y centros de convenciones son los más adecuados en estos casos, ya que cuentan con la infraestructura suficiente para el buen desarrollo de los eventos, brindando confort y seguridad.

Si optamos por un lugar público o abierto, debemos tener muy presente el sistema de seguridad, instalaciones eléctricas y sanitarias, servicios de emergencias y permisos municipales, ya que por lo general no siempre se cuenta con infraestructura adecuada. Para ello, tendremos que solicitar permisos y organizar todas las instalaciones. Otras veces, debemos pensar en la posibilidad de armar una carpa estructural que nos permita montar un salón de eventos, con todo lo necesario para el funcionamiento del mismo, incluyendo accesos de entrada y de emergencia, pisos, aire/calefacción, iluminación, ambientación, seguridad, limpieza, baños químicos, etc.

Otro tema que no debemos olvidar es la accesibilidad. Es conveniente que los asistentes al evento cuenten con opciones de hotelería próxima a la sede, para facilitar la estadía y acceso de los invitados.

Son muchos los aspectos a tener en cuenta, pero una adecuada elección de la sede y sus instalaciones, será crucial para el éxito de nuestro evento.

Montaje de una carpa

Sala para coffe break - montaje carpa

Auditorio en Hotel Intercontinental

Sala adicional para charlas paralelas, Hotel Sheraton Mar del Plata

Hall de acceso Hotel Madero

Curiosidades...de época para eventos

Ya en 1921, se diseñaban y armaban contenidos para carteles y programas para eventos en colores. En este caso, dos curiosidades: Cartel pintado para las Ferias y Fiestas de la Santa Cruz de Figueres, por Salvador Dalí y un sobre "de lujo" pintado donde se incluía el programa de mano, para la Feria de 1922...verdaderos hallazgos!!!....

Sobre donde se incluía un programa de mano. El original se encuentra en Museo Fundación Gala-Salvador Dalí.

Cartel - Programa para la Feria y Fiestas de la Santa Cruz, 1921.
El original está en colores y se encuentra en el Museo Fundación Gala- Salvador Dalí.

Que lujo contar con un artista como Dalí para diseñar un cartel o programa, 

para un evento, feria o congreso...no???? 

Por qué incluimos actividades sociales en los Congresos?

Los Congresos de todo el mundo suelen tener una duración de entre 3 y 4 días según la temática y cantidad de expositores del mismo. Son jornadas largas y donde participan invitados no solo nacionales sino también internacionales, que viajan muchas horas y hasta días para acompañarnos.

Por ello, las actividades sociales son importantes ya que es el espacio pensado para que los participantes, expositores y organizadores locales se encuentren en un ámbito agradable, distendido y confortable, donde puedan presentarse, conocerse, intercambiar contactos, cerrar nuevos negocios y hasta generar alianzas de futuros trabajos.

Las actividades sociales pueden ir desde un almuerzo o brunch, hasta un cocktail de bienvenida, una cena de gala o de camaradería, un vino de honor, cena show, hasta excursiones o visitas guiadas a una empresa y/ o centros de interés vinculados al congreso en cuestión.

Estas actividades las podemos incluir o no dentro del programa científico, pero siempre deben estar visibles para los invitados/ participantes. Algunas pueden estar incluidas dentro del costo del Congreso o bien pueden tener un costo adicional para el participante o su/s acompañantes.

La organización de las actividades sociales y el presupuesto sigue los mismos pasos que cualquier organización de un evento desde la cantidad de invitados, sede, gastronomía, transportes, hasta música en vivo o funcional, elección de shows tradicionales, entrega de souvenirs, premios, etc.

Cada vez son más las actividades sociales que se contratan dentro de un congreso... y como siempre digo ningún evento debe quedar librado al azar. Con una buena planificación lograremos que los congresistas e invitados cumplan su expectativas y cierren buenos negocios o generen alianzas estratégicas!

No corras hasta el último minuto...llega entero al evento!

Planificaste un congreso, seminario o reunión social durante mucho tiempo y a medida que se acerca la gran fecha, te faltan miles de cosas!

El teléfono no para de sonar, y no uno sino todas las líneas de la oficina y hasta tu celu!, trabajas a destiempo. Aparecen las miles de consultas de último momento, proveedores, clientes, asistentes, invitados especiales y tu familia que también te necesita. No desesperes!!

Una buena planificación de eventos incluye un buen manejo del timming. Desde el momento cero hasta el día   final. Primero, planificando un cronograma general del evento completo y luego ajustando los detalles momento a momento. Por último, se debe contar con un timming preciso y ordenado para el día del evento, según el programa o agenda de la reunión y teniendo en cuenta las contingencias de último minuto, para lograr optimizar los recursos y hacer un buen uso de los tiempos.

El tiempo vale oro. Lo vale para vos, tus clientes y tus proveedores. Un profesional en la organización de eventos siempre tendrá en cuenta este punto, ayudándote a optimizar el tiempo, resolver los imprevistos de último minuto y reducir al máximo los contratiempos.

Por eso, no corras hasta el último minuto...planifica con tiempo, hace un buen uso del timming y  llega entero a tu evento, con toda la energía necesaria para lograr el objetivo central del mismo, disfrutando y luciéndote.

Abriendo las alas...

A lo largo de nuestra vida, todos hemos participado, asistido y hasta organizado eventos, ya sea para algún trabajo en reuniones y congresos, o hasta en el núcleo más íntimo, para celebrar algún festejo junto a familiares y amigos.

Todos pasamos por ese momento tan único alguna vez en la vida.

Desde más de 10 años he trabajado realizando eventos sociales y corporativos para muchas de las instituciones en las que trabajé y para diferentes públicos, de manera profesional y ultimando cada detalle para que ese evento sea recordado entre todos sus asistentes. Desde más de 10 años me acompañaron muchas personas de quienes aprendí a confiar, a creer en lo que uno hace y a ser más profesional día a día.

Hoy son quienes más me apoyan para seguir abriendo camino y quienes me dieron el empuje para decidirme a emprender y lanzar mi propio negocio de organización integral de eventos corporativos y sociales.

A todos ustedes GRACIAS!!! Y EL CAMINO RECIÉN COMIENZA...